Suomen EU-puheenjohtajakausi tuo Helsinkiin noin 18 000 kokousvierasta

Suomen EU-puheenjohtajuus pitää Valtiokanslian kiireisenä. Se, että kaikki kokoukset pidetään Finlandia-talolla helpottaa asioiden hoitoa. Tekniikan tarkistus ennen kokousta, ruokailun järjestäminen ja oheisohjelmien hoitaminen parinkymmenen kokouksen kuukausitahdilla vaatii monen kokousammattilaisen saumatonta yhteistyötä.  

”Puheenjohtajakaudella järjestämme Suomessa 130 kokousta, joista kuusi on ministerikokousta ja loput eritasoisia virkamies- ja asiantuntijakokouksia. Paikalle odotetaan noin 18 000 kokousvierasta. Tässä luvussa ovat mukana sekä kokousosallistujat että median edustajat. Vieraat ovat pääsääntöisesti EU-maiden   ministereitä sekä EU-maiden,   EU-toimielinten   tai   kansainvälisten järjestöjen virkamiehiä. Joihinkin kokouksiin osallistuu edustajia myös EU:n ulkopuolisista maista,” kertoo erityisasiantuntija Annikka Alanko Valtioneuvoston kansliasta. Median määrä vaihtelee kokouksittain. Pienimissä kokouksissa on kymmeniä toimittajia, isoimmat kokoukset median kannalta ovat ulkoministeri- ja valtiovarainministerikokous, joihin odotetaan 100-200 toimittajaa.

Minna Kokkonen kuvassa vasemmalla hoitaa EU-kokousten akkreditointi- ja majoitusasioista ja Annikka Alanko vastaa kokouspaikasta ja järjestelyistä Finlandia-talolla.

Mukana useita ravintoloita

”Kokouspäivä Finlandia-talossa alkaa, kun aamulla valmistaudutaan kokousvieraita varten katsomalla, että kokoussalissa kaikki on juuri tähän kokoukseen oikein: plaseeraukset, kokouspöydän muoto, ateriat sekä tekniikka kaikkien esitysten ja tulkkausten osalta. Kun vieraat saapuvat saavat he akkreditoinnista kokouskulkuluvat ja siitä se lähteen normaalin kokousjuoksutuksen mukaan,” toteaa Annikka.

Kokouspaikalla järjestetään työlounaita kokoussalissa, istuvia lounaita ruokasalissa sekä varsinkin valtuuskunnille buffet-lounaita kokoustilan yhteydessä. Kokouspaikkana on Finlandia-talo ja kokousten aikana tarjoilusta vastaa talon oma ravintola. ”Kokouksiin liittyy usein kokouspaikan ulkopuolella järjestettävä illallinen, mukana on noin 40 ravintolaa eri puolilla Helsinkiä,” paljastaa Annikka.

Oodi monen toivelistalla

”Helsinki haluaa näyttäytyä toimivana kokouspaikkana. Vieraat majoittuvat Helsingin keskustan hotelleissa, joista pääsee kätevästi kokouspaikalle. Kaikki oheisohjelmat viedään Finlandia-talolta eri kohteisiin. Vieraille ja heidän puolisoilleen järjestetään museo- ja substanssivierailuja. Ja totta kai moni kokoustaja haluaa tutustua palkittuun keskustakirjasto Oodiin. Matkailuyritysten kanssa on tehty yhteistyötä retkiohjelmien rakentamisessa. Myös Helsinki osoittaa vieraanvaraisuuttaan isännöimällä joitakin vastaanottoja. Kokouspäivät ovat hyvin työntäyteisiä ja vapaa-aikaa ei paljon jää. Tarjoamme kaikille vieraille myös mahdollisuuden hyödyntää julkisen liikenteen palveluita lentokentältä lähtien,” kertoo erityisasiantuntija Minna Kokkonen Valtioneuvoston kansliasta.

”Ennen kaikkea meidän järjestäjien tulee huolehtia siitä, että kokonaisuus toimii siitä asti, kun vieras laskeutuu Helsinki-Vantaa lentokentälle. Eli tuhansia pieniä yksityiskohtia, jotta koko palapeli on valmis,” summaavat Annikka ja Minna.

 

Teppo Viiperi
X